5 sygnałów, że raport w Excelu trzeba przebudować
Raport może działać, a mimo to codziennie zabierać zbyt dużo czasu. Oto sygnały, że arkusz wymaga przebudowy.
Nie każdy zły raport wygląda źle na pierwszy rzut oka. Czasem plik działa, liczby się zgadzają, a mimo to zespół traci na nim zbyt dużo czasu.
Pierwszy sygnał jest prosty. Każda aktualizacja wymaga ręcznego kopiowania danych z kilku źródeł i wykonywania tych samych kroków od początku.
Drugi sygnał to niepewność. Gdy po każdej zmianie pojawia się pytanie, czy formuły nadal liczą poprawnie, raport nie daje bezpieczeństwa, tylko ryzyko.
Trzeci sygnał to zależność od jednej osoby. Jeżeli tylko autor pliku wie, jak go odświeżyć, firma nie ma procesu, tylko pojedynczy punkt awarii.
Czwarty i piąty sygnał to brak skali oraz brak czytelności. Plik robi się ciężki, a odbiorca i tak nie widzi od razu najważniejszych wniosków.
W takich sytuacjach nie trzeba od razu wymieniać Excela na inny system. Często wystarczy uporządkować strukturę danych, ograniczyć ręczne operacje i wdrożyć prosty standard raportowania. Na tym właśnie opierają się dobre szkolenia warsztatowe i szkolenia dla firm.